Como escolher o sistema de gestão de aprendizagem certo? Saiba como a Falconi enfrentou este desafio!

19 de fevereiro de 2021

A Falconi é uma empresa que faz a diferença. São mais de 600 consultores em mais de 40 países, onde já treinou 500 mil gestores, tanto do setor público quanto do privado. No Brasil são mais de 30 anos de trabalho, hoje sendo uma empresa líder no setor de consultoria em gestão empresarial e oferecendo soluções customizadas a partir do entendimento das dificuldades gerenciais do cliente. 

Ela atua nas áreas financeiras, administrativas, operacionais, gestão de pessoas, transformação digital, entre outras. Mas o ano de 2020 foi atípico e trouxe desafios para muitas empresas, incluindo a Falconi.

A Covid-19 e a necessidade da transformação digital dos treinamentos para consultores

A Falconi tem sua Universidade Corporativa para realizar o treinamento de consultores e a pandemia trouxe a necessidade de realizar uma mudança na metodologia de treinamento, que antes era fundamentada no presencial e passou para um modelo híbrido, ampliando o uso do digital.

Apesar da necessidade de mudanças, a empresa já tinha uma plataforma LXP e, em um primeiro momento, passaram a utilizá-la para suportar também os demais treinamentos, que antes eram realizados de forma presencial. 

Foi então que começaram os problemas. A plataforma tinha soluções que não estavam sendo utilizadas, ao mesmo tempo que não ofereciam as funcionalidades que eram necessárias, gerando insatisfações. Os gestores começaram a sentir necessidade de acompanhar indicadores de desempenho dos consultores, bem como, manter a excelência das entregas dos cursos que já desenvolviam, antes apoiados pelo contato presencial.

Os consultores também não estavam satisfeitos, o objetivo já não estava sendo cumprido. A insatisfação geral gerou a necessidade de buscar uma nova estratégia para adaptar a Universidade Corporativa à nova realidade do mercado. 

Foi mapeando as necessidades que Paulo percebeu que estavam usando um LXP, mas precisavam de uma  estruturação da arquitetura de aprendizagem que só é possível em LMS.

Diferença entre LXP e LMS

Se essas siglas acabaram de te confundir, não se preocupe. Nós vamos explicar antes de prosseguir. Se você já conhece bem a diferença entre ambas, já pode passar para o próximo tópico.

As plataformas LXP são focadas na experiência do aluno, em disponibilizar uma aprendizagem mais personalizada e social. Elas usam inteligência artificial para sugerir conteúdos relevantes, tornando o aluno protagonista do seu processo de aprendizado, decidindo ele próprio qual conteúdo quer consumir. 

Uma plataforma LMS permite uma abordagem diferente, onde os administradores podem estruturar a oferta de cursos e módulos de treinamento direcionados para os perfis dos alunos, normalmente utilizando catálogos ou trilhas de aprendizagem. 

Ela conta com controles mais efetivos de processos de matrículas, gerencia calendários para a oferta de cursos em turmas periódicas, tem maior controle sobre resultados e indicadores, além de ferramentas de colaboração entre os participantes e tutoria para apoio à aprendizagem. 

Com isso, pode-se dizer que o LMS trabalha em uma visão mais vertical, por meio do compartilhamento de conteúdos de cima para baixo. Ele exerce um importante papel na transmissão de conhecimentos necessários ao desenvolvimento da equipe pela perspectiva do gestor.

Mas não pense que você necessariamente precisa escolher entre uma delas. Apesar de serem conhecidas pelo mercado como plataformas distintas, LMS e LXP, ambas tem como cerne o desenvolvimento do aluno, porém de perspectivas diferentes. Algumas plataformas LMS, como a Konviva, oferecem recursos que permitem a sua configuração para ambos os enfoques. Tudo depende das suas necessidades.

O início da transformação

Apesar de ter percebido a necessidade, não havia como simplesmente iniciar a busca por um novo fornecedor. Era necessário argumentar e convencer a alta gestão da empresa sobre a necessidade de utilizar uma nova plataforma. Foram cerca de três meses de tentativas persistindo no uso da LXP, mas que mostraram a real necessidade de optar por um LMS.

Normalmente, há um consenso de que a experiência do usuário é o fator de maior relevância na decisão da melhor solução LMS. No entanto, apesar de considerar a necessidade do usuário uma prioridade, a Falconi percebeu que também precisava analisar as necessidades internas da própria Universidade.

Afinal, para que o objetivo do ensino seja concluído com sucesso, os setores internos precisam ter as ferramentas necessárias para isso. 

A primeira iniciativa, então, foi entender de modo global as necessidades internas e também dos alunos. Fizeram uma listagem classificando as necessidades entre: empresa, universidade, T.I. e consumidor (aluno).

Com isso, foi gerada uma lista de cerca de 42 requisitos que serviriam como um filtro para identificar os fornecedores que atendessem a essas demandas, focando, principalmente, nas mais essenciais. Paulo estava encarregado desse processo desde o início e sabia que a missão era importante. 

“Não temos a opção de dar errado. Colocamos em cheque decisões que foram tomadas no passado“. 

Em um processo como este, há uma responsabilidade muito grande na escolha, já haviam conseguido  aprovação de implementação de uma nova plataforma e as decisões tomadas no passado geraram um passivo, que não permitia  espaço para erros. 

O processo teve de ser realizado minuciosamente e todas as etapas precisavam ser bem planejadas e executadas.

A POC e sua aplicação no processo de seleção do LMS da Falconi

Com os 42 requisitos em mãos, a Falconi selecionou inicialmente 9 plataformas para uma análise mais criteriosa, entrando em contato com cada fornecedor, compartilhando os requisitos desejados, e solicitando uma proposta comercial para a implantação e uso das mesmas. 

Com base nas informações coletadas junto aos fornecedores, foi possível selecionar as plataformas que participariam da próxima fase, a prova de conceito, sendo escolhidas aquelas que atendessem os requisitos e apresentassem custo-benefício favorável. 

4 plataformas foram chamadas para a POC (Proof of Concept), e neste momento, a Konviva já causou boa impressão, aceitando o desafio e oferecendo total assistência.

“Quando chamamos para a POC vocês nem pensaram, aceitaram. Isso foi legal, e foi super rápido. Essa questão da agilidade em que aceitaram, não foi nem em questão do tempo, mas da assistência prestada”.

Durante um mês ocorreu o processo de POC, com realização de testes e validação de requisitos envolvendo colaboradores e a  equipe de T.I, que analisou inclusive as necessidades de integração. O processo resultou em 2 plataformas finalistas. 

Durante a POC, a plataforma foi testada em dois contextos de uso: visão do administrador e visão do aluno. A Konviva novamente se destacou, pois uma das administradoras conseguiu realizar a navegação e uso sem suporte com facilidade. Com os alunos também obteve sucesso.

“O consultor disse: achei legal, me deu vontade de clicar e ver o curso, ficou fácil a navegação. Foi o que nos deu a clareza de que era o Konviva a plataforma certa.” Paulo, Consultor de Origem da Falconi e Gerente da Universidade Corporativa atualmente.

A escolha definitiva pela Konviva

Haviam então encontrado uma solução que agradasse ambos os lados: universidade e aluno. Mas ainda existiam características importantes a serem validadas: 

• A personalização da plataforma, para criar métricas mais avançadas e condizentes com a escalabilidade do negócio, gerando mais engajamento das equipes e melhorando o aprendizado e o desempenho nos resultados exigidos pela Falconi. 
• A adequação à LGPD – Lei Geral de Proteção dos Dados, que passou a vigorar em 18 de agosto de 2020 no Brasil.

Além de conseguir entregar essas soluções à Falconi, durante os testes da plataforma LMS eles ainda descobriram recursos que não conheciam e que seriam de grande ajuda para a Universidade. São eles:

– Biblioteca (repositório de arquivos e documentos): A Falconi iria utilizar outra ferramenta para armazenar documentos e o fato do Konviva disponibilizar esse recurso foi de grande valia, pois conseguiram centralizar o conhecimento em um único lugar.

– Multi unidades: a estrutura de unidades permite criar autonomia para diferentes estruturas organizacionais. É como se pudesse ter sub Konvivas, dentro de uma única instância. Esta característica, em especial, foi muito bem avaliada, pois permite: 

• Promover a gestão descentralizada da plataforma de aprendizagem; 
• Refletir a estrutura organizacional da empresa facilitando a gestão do conhecimento; 
• Criar uma estrutura de empresa/áreas e customizar visualmente cada uma delas, criando um ambiente diferente e adaptados a identidade visual de cada empresa/área.

Depois do desafio, vem a satisfação

O processo não foi fácil e levou, em sua totalidade, 4 meses:

1. Julho a Setembro: convencer e argumentar que precisavam de LMS e tentando adaptar o LXP para as demandas de uso. Esgotar as possibilidades de uso da plataforma atual;
2. Outubro: começaram a estudar LMS, conhecer possíveis fornecedores;
3. Novembro: realização das POCs;
4. Dezembro: escolha do fornecedor;
5. Janeiro: implantação.

No entanto, além de encontrarem a solução mais adequada para as necessidades da Universidade Falconi, durante a POC a Falconi teve insights para iniciar outro projeto dentro da área de treinamento envolvendo clientes. A experiência permitiu pensar no projeto a partir de uma visão de longo prazo, com novas perspectivas de uso.

Se identificou com esses desafios e quer conhecer melhor nossa solução para saber se ela é a melhor opção para você? Fale com um de nossos especialistas!